A informação vale ouro na rotina e produtividade de um escritório de advocacia. É a partir de um conjunto de dados sistêmicos que se realizam atendimentos, formalizam-se contratos, acompanham-se processos judiciais e são prestadas informações atualizadas aos clientes.
Em que pese sua importância, frequentemente constata-se a fragilidade das informações no banco de dados do Escritório de Advocacia, provocada pela falta de Gestão de TI e dos Sistemas Jurídicos, a qual na maioria das vezes mostra-se ineficiente e não alcança a excelência, agilidade e segurança exigidas pelos profissionais que atuam neste ramo.
A solução para esse problema está na terceirização através de Consultorias especializadas em Gestão de TI e Sistemas Jurídicos, que é uma opção para quem busca agregar valor e eficiência a rotina do escritório.
Neste artigo você vai ter acesso a uma série de dicas e exemplos práticos que irão demonstrar as vantagens de optar pela terceirização da Gestão de TI e Sistemas Jurídicos, a qual deverá ser visualizada como uma oportunidade de otimizar suas atividades internas e contar com o apoio de profissionais especializados na área de Gestão da Informação que conheça realmente o seu Core Business.
Infraestrutura Interna de TI
Escritórios que mantêm uma infraestrutura interna de TI com a gestão centralizada deste departamento, costumam ter dificuldade na solução rápida dos problemas que surgem relacionados a este setor.
Quando a gestão é feita internamente, esta invariavelmente consome um tempo precioso dos Advogados que deveriam concentrar-se na produção de material de cunho intelectual e estratégico e que passam a atuar como Técnicos de TI.
Não é incomum vermos nos Escritórios de Advocacia os Sócios, os Advogados, a Secretária, tentando resolver problemas sistêmicos, desde o mais simples como a configuração de impressoras e a criação de usuários, até os mais complexos como queda de sistema, perda de dados, invasão de hackers no sistema, entre outros.
Outro problema corriqueiro dos Escritórios de Advocacia é a dificuldade de gerenciamento de licenças de software, além do risco de trabalhar com versões piratas que podem gerar transtornos que vão de apontamentos por inconformidade, pelas auditorias de seus Clientes, até multas e investimentos pesados e inesperados em sistemas.
Pela própria natureza do negócio, a falta de planejamento gera uma imprevisibilidade que não pode ser aceita em Escritórios de Advocacia, já que estes trabalham com prazos e assuntos que envolvem riscos processuais imensuráveis.
A inexperiência do Advogado nesse sentido gera desgaste físico, intelectual e financeiro inesperados e invariavelmente de grandes proporções, além da perda de tempo e dificuldade de comunicação com os diversos prestadores de serviço que integram a assessoria deste departamento.
A experiência demonstra que o Escritório deve sim ter uma infraestrutura interna mínima, entretanto, esta deve ser apenas um pilar de comunicação com uma consultoria terceirizada, deixando para esta a Gestão da TI.
É pensando nessas necessidades que muitos Escritórios de Advocacia estão optando pela terceirização da Gestão da TI de seus Escritórios, através de Consultorias especializadas no segmento jurídico.
Benefícios na terceirização da Gestão de TI
Com a terceirização da Gestão de TI o Escritório de Advocacia garante que sua Equipe estará focada 100% no Core Business, buscando soluções para os processos judiciais, fortalecendo o relacionamento com seus Clientes e trazendo novos negócios e resultados.
Por outro lado garante a segurança dos seus dados e o monitoramento contínuo da TI , com acompanhamento de todas as atividades rotineiras até as mais complexas.
Em pouco tempo de terceirização da Gestão de TI percebe-se um ganho expressivo na produtividade da equipe de advogados e estagiários, que passam a acessar e consumir as informações com maior facilidade, sem desgastes desnecessários; problemas de emergência de sistema são praticamente extintos; e é possível ter uma organização e previsibilidade programada nos investimentos em Tecnologia da Informação.
Redução de custos, produtividade, segurança e qualidade são os principais pilares da terceirização da Gestão de TI!
Problemas comuns na Gestão interna de Sistemas Jurídicos
Tão importante quanto a Gestão da TI do Escritório de Advocacia é a Gestão dos Sistemas Jurídicos que controlam todo o fluxo processual da carteira de Clientes, independente da expertise, do tipo de Cliente ou da quantidade de processos que o Escritório de Advocacia possui em seu banco de dados.
É comum o Escritório de Advocacia adquirir softwares de gestão através de consulta via sites de busca na internet, por indicação de terceiros ou de acordo com o budget.
Na sequencia da aquisição algumas etapas, tendo em vista o desconhecimento e a falta de tempo, acabam sendo “queimadas”, deixando nas mãos do fornecedor toda a responsabilidade pela implantação do sistema, sem levar em conta o fluxo dos trabalhos, a especialização e os conceitos processuais.
As Equipes são treinadas no novo sistema, na maioria das vezes apenas com relação à forma de preenchimento dos campos, sem levar em conta procedimentos adequados e sem a devida parametrização das informações, de maneira que, em pouco tempo, o que era para ser uma revolução no Escritório, para fins de Gestão, acaba se tornando um grande peso nas tarefas do dia a dia.
O resultado é inevitável: em pouquíssimo tempo a Equipe, desestimulada, passa a inserir a informação que acha adequada, cada um de acordo com o seu entendimento.
Os relatórios com as informações tão sonhadas, que poderiam direcionar a estratégia do Escritório de Advocacia, que poderiam gerar para o Cliente informações atualizadas e consistentes, que poderiam controlar o Financeiro, caem por terra!
A perda é imensa, em termos financeiros e de qualidade dos trabalhos, gerando uma imensa massa de informações desconexas e em pouco tempo seu sistema passa a ser visto como um imenso elefante branco, sem nenhuma utilidade pratica!
De tudo o que dissemos, conclui-se que a falta ou a gestão deficitária dos Sistemas Jurídicos aumenta consideravelmente os riscos do Escritório comprometendo inclusive a integridade da segurança das informações, para fins de tomada de decisões estratégicas, financeiras e ainda compromete as informações transmitidas para os Clientes
No que a Consultoria na Gestão dos Sistemas Jurídicos pode auxiliar os Escritórios de Advocacia?
Penso que se você chegou até aqui se identificou com alguns ou todos os assuntos abordados nesse artigo, e podemos te afirmar que apesar de parecer um labirinto de problemas, há sim possibilidade de encontrar a saída com ótimos resultados!
Os trabalhos são desenvolvidos, com base nas necessidades levantadas em cada Escritório de Advocacia, levando em consideração sua realidade operacional e financeira e seu Core Business, buscando sempre os melhores resultados e economia, para que se possa chegar a solução adequada para o seu problema, como por exemplo:
Organizar as atividades da minha operação e descobrir que atividades posso automatizar;Auxiliar na aquisição e implantação de Sistemas Jurídico que possibilitem ao Escritório gerir seus processos judiciais , a fim de obter relatórios operacionais, táticos e estratégicos para tomada de decisões junto aos meus Clientes e aos meus pares;Atualizar a base de dados do Sistema Jurídico que o Escritório possui, a fim de identificar processos que possam ser encerrados, que necessitam de atualização processual no banco de dados, tornando o Sistema apto a gerar relatórios;O acompanhamento mensal da rotina diária da Equipe, através de auditorias realizadas no Sistema, visando indicar correções no preenchimento das informações e possibilitar a extração de relatórios e KPI’s com fins operacionais, táticos e estratégicos. Além disso a Consultoria realizará o interface com o fabricante do software para tratar de problemas rotineiros, identificar melhorias no sistema e acompanhar atualizações.
O processo de mudança de uma gestão interna para uma terceirização
O processo de mudança deve ser realizado por meio de um planejamento estratégico que leve em consideração a realidade de cada Escritório e a rotina profissional da equipe.
É importante contratar uma equipe terceirizada que conheça o mercado jurídico e tenha condições de atender às suas demandas com plena ciência de questões como o cumprimento da Legislação vigente, a preocupação com questões de Compliance e Controladoria, o acompanhamento das Normativas das Agencias Reguladoras, quando tratamos de Clientes cujos Clientes esteja sujeitos a essas Agências.
Some-se a isso que o Consultor deve ter conhecimento das rotinas do administrativo, financeiro e RH do Escritório, a fim de que suas Soluções possam integrar as áreas envolvidas.
Conclusão
A cada ano que passa percebemos uma imensa evolução tecnológica, que atinge todos os tipos de profissionais do mercado.
Por outro lado, pela própria característica da profissão, nós Advogados sempre nos preocupamos muito mais em garantir os direitos de nossos Clientes do que efetivamente com a forma como administrarmos o Escritório.
Nossa expertise em direito material e processual não nos prepara para sermos administradores de maneira que, delegar essas atividades para uma Consultoria é uma escolha inteligente, madura e de resultados extremamente interessantes.
A possibilidade de conhecer as principais atividades de seu negócio, de maneira estruturada, objetiva e direcionada, com foco na melhoria continua e no planejamento adequado da operação, resulta em mudança estrutural e cultural, direcionando todos os Sócios e Colaboradores para um caminho sem volta : o do crescimento!
Por outro lado o retorno em termos de produtividade e principalmente financeiro nota-se quase que imediato, de maneira que a Consultoria se paga nos primeiros meses.
Quer saber um pouco mais sobre o assunto?